De werkkostenregeling in 2026: gratis geld voor je personeel dat de meeste werkgevers laten liggen
- Strookie
- 18 mrt
- 4 minuten om te lezen
De werkkostenregeling in 2026: gratis geld voor je personeel dat de meeste werkgevers laten liggen
Wist je dat je als werkgever jaarlijks een bedrag onbelast aan je medewerkers mag geven — bovenop hun salaris — zonder dat zij daar ook maar één euro belasting over betalen? Veel werkgevers gebruiken die ruimte nauwelijks, uit angst voor ingewikkelde regels of hoge boetes. Zonde. Want wie de werkkostenregeling goed inzet, heeft een krachtig instrument in handen om mensen te belonen, te binden én te motiveren. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, wat er verandert en hoe je er slim gebruik van maakt.
Wat is de werkkostenregeling eigenlijk?
Via de werkkostenregeling kun je als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers onbelast geven. Denk aan een kerstpakket, een sportabonnement, een fiets of een thuiswerkvergoeding.
Het systeem werkt met drie lagen:
1. De vrije ruimte — een percentage van je totale loonsom dat je volledig vrij mag besteden aan onbelaste vergoedingen. Geen bonnetjes, geen verantwoording, geen loonbelasting.
2. Gerichte vrijstellingen — vergoedingen die altijd onbelast zijn en de vrije ruimte niet eens aanspreken. Hieronder vallen onder andere vervoer en reiskosten, tijdelijk verblijf voor het werk, maaltijden tijdens dienstreizen en de onbelaste kilometervergoeding van €0,23 per kilometer.
3. Nihilwaarderingen — voorzieningen die op €0 worden gewaardeerd en dus ook buiten de vrije ruimte vallen. Denk aan een bureau, een kopieermachine, koffie en thee op de werkplek of fruit op kantoor.
Hoeveel ruimte heb je in 2026?
De vrije ruimte in 2026 bedraagt 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Voor het bedrag boven €400.000 geldt een percentage van 1,18%.
In de praktijk betekent dat het volgende:
Loonsom van €270.000 → vrije ruimte: €5.400
Loonsom van €400.000 → vrije ruimte: €8.000
Loonsom van €900.000 → vrije ruimte: €13.900
Goed nieuws voor 2027: vanaf 1 januari 2027 stijgt de vrije ruimte bij een loonsom tot €400.000 van 2% naar 2,16%.
Wat kun je ermee doen?
Meer dan de meeste werkgevers denken. Een greep uit de mogelijkheden binnen de vrije ruimte:
Kerstpakket of eindejaarsbonus
Personeelsfeest of teamuitje
Sportabonnement of vitaliteitsbudget
Aanvullende thuiswerkvergoeding boven de gerichte vrijstelling
Cadeaubon bij een jubileum of verjaardag
Bijdrage aan een fietsplan
En buiten de vrije ruimte — dus helemaal gratis — kun je daarnaast onbelast vergoeden: een thuiswerkvergoeding van maximaal €2,45 per dag, reiskosten van €0,23 per kilometer, gereedschap en apparatuur die noodzakelijk is voor het werk, en verplichte arbovoorzieningen zoals een ergonomische bureaustoel of een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek.
Let op: een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer op dezelfde dag kunnen niet tegelijk worden uitbetaald. Een thuiswerkvergoeding combineren met een vergoeding voor een zakelijke reis op diezelfde dag is wel toegestaan.
Wat zijn de risico's?
Ga je met je vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%. Deze eindheffing is volledig voor jouw rekening en mag je niet doorbelasten aan je medewerker.
80% klinkt alarmerend, maar er is een belangrijk voordeel: over het bedrag waarover je eindheffing betaalt, zijn geen premies werknemersverzekeringen en geen inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd.
Nog een valkuil om op te letten: je moet de vergoeding op het moment van uitbetalen al aanwijzen als onderdeel van de vrije ruimte in je loonadministratie. Dit mag namelijk niet achteraf — doe je dat niet tijdig, dan betaal je alsnog die 80%.
Nieuw in 2026: strengere controles door de Belastingdienst
De Belastingdienst is in 2026 begonnen met extra controles op de loonheffingskorting, looncodes én de WKR. Voor werkgevers is een goede administratie daardoor extra belangrijk geworden om naheffingen te voorkomen.
Dit betekent concreet: zorg dat je per vergoeding kunt aantonen of die valt onder de vrije ruimte, een gerichte vrijstelling of een nihilwaardering. Een losstaand Excelbestand is daarvoor niet voldoende meer.
Zo haal je het maximale uit de WKR
1. Bereken je vrije ruimte aan het begin van het jaar Weet je van tevoren hoeveel ruimte je hebt, dan kun je bewust plannen. Koppel dit aan je HR-kalender: personeelsfeest in het najaar, kerstpakket in december, teamuitje in de zomer.
2. Gebruik gerichte vrijstellingen eerst Sommige vergoedingen vallen onder gerichte vrijstellingen en spreken de vrije ruimte niet aan. Door deze slim in te zetten — zoals reiskosten en de thuiswerkvergoeding — houd je meer vrije ruimte over voor andere beloningen.
3. Monitor elk kwartaal De meeste overschrijdingen ontstaan niet door grote kerstpakketten of dure personeelsfeesten, maar door kleine bedragen die gedurende het jaar optellen. Plan elk kwartaal een vast controlemoment om bij te sturen voordat het te laat is.
4. Betrek HR én finance De WKR kan perfect worden ingericht om bij te dragen aan thema's zoals vitaliteit, duurzaamheid en het aantrekken en behouden van talent. Een optimaal gebruik komt voort uit een samenwerking tussen HR en finance — niet alleen uit de loonadministratie.
5. Maak er arbeidsvoorwaarden van Een vitaliteitsbudget, een fietsplan of een flexibel benefits-pakket via de WKR zijn aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden — zeker in een krappe arbeidsmarkt. Gebruik de WKR dus niet alleen reactief voor kerstpakketten, maar proactief als wervings- en retentietool.
Opmerkingen