Ziekmelding & loondoorbetaling: wat zijn jouw verplichtingen als werkgever?

Een medewerker belt 's ochtends ziek. Simpel genoeg — maar wat nu precies? Veel werkgevers weten niet precies wat ze verplicht zijn te doen, hoe lang ze moeten doorbetalen en wat de gevolgen zijn als ze iets vergeten. En die gevolgen kunnen fors zijn: een loonsanctie van het UWV kan betekenen dat je tot drie jaar lang loon moet doorbetalen. In dit artikel zetten we alle verplichtingen helder op een rij.

HOE LANG MOET JE LOONDOORBETALEN?

Als werkgever betaal je maximaal twee jaar — 104 weken — het loon door. Tijdens die periode werken werknemer en werkgever samen aan re-integratie.

Volgens de wet betaal je minimaal 70% van het loon. In het eerste ziektejaar mag je daarbij niet onder het wettelijk minimumloon komen.  In de meeste cao's is afgesproken dat je in het eerste jaar 100% betaalt en in het tweede jaar 70%.

Let op: het maximum dagloon per 1 januari 2026 is vastgesteld op € 304,25. Verdient een medewerker meer dan dit bedrag per dag, dan is loondoorbetaling over het meerdere afhankelijk van wat er aanvullend is afgesproken in de cao of arbeidsovereenkomst.

WAT MOET JE DOEN ALS EEN MEDEWERKER ZICH ZIEKMELDT?

Dit zijn jouw verplichtingen in chronologische volgorde:

Direct — dag 1 Registreer de ziekmelding in je administratie. Noteer de eerste ziektedag nauwkeurig — dit is het startpunt voor alle verplichte termijnen.

Week 1 Neem contact op met de medewerker. Niet om te controleren, maar om te vragen hoe het gaat en wanneer terugkeer verwacht wordt. Houd dit laagdrempelig.

Uiterlijk week 6 Je bent verplicht uiterlijk in de zesde week een arbodienst in te schakelen voor professionele begeleiding. Deze verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht de bedrijfsgrootte.

Week 8 De arbodienst stelt een probleemanalyse op. Op basis daarvan maak je samen met de medewerker een Plan van Aanpak voor re-integratie.

Elke 6 weken Evalueer het Plan van Aanpak en pas het aan waar nodig. Dit is verplicht en moet schriftelijk worden vastgelegd.

Week 42 Je bent verplicht de langdurige ziekmelding door te geven aan het UWV. Te laat melden kan een boete opleveren.

Week 91 UWV nodigt de medewerker uit voor een WIA-beoordeling. Zorg dat je re-integratiedossier volledig en up-to-date is.

WAT ZIJN WACHTDAGEN EN MAG JE ZE GEBRUIKEN?

In de cao of arbeidsovereenkomst kan zijn afgesproken dat er wachtdagen gelden. Je mag maximaal twee wachtdagen afspreken. Die gelden niet opnieuw als een medewerker binnen vier weken opnieuw ziek wordt.

Wachtdagen betekenen dat de medewerker de eerste één of twee ziektedagen geen loon ontvangt. Dit kan verzuim ontmoedigen, maar kan ook de arbeidsrelatie schaden. Weeg dit goed af.

WANNEER MAG JE DE LOONDOORBETALING STOPZETTEN?

Je mag het loon opschorten of stopzetten als een medewerker zich niet houdt aan zijn wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld door niet mee te werken aan re-integratie of passend werk te weigeren. Je moet de medewerker altijd eerst waarschuwen.

WAT IS EEN LOONSANCTIE EN HOE VOORKOM JE HET?

Als je na twee jaar ziekte niet hebt voldaan aan alle re-integratieverplichtingen, kan UWV een loonsanctie opleggen. Er zijn twee soorten: een administratieve loonsanctie bij een te laat of incompleet WIA-verzuimdossier, of een inhoudelijke loonsanctie bij onvoldoende re-integratie-inspanningen. In beide gevallen betaal je maximaal één extra jaar door — bovenop de twee jaar die al verplicht waren.

Voorkomen doe je door een strak dossier bij te houden, tijdig het UWV in te schakelen en actief te werken aan re-integratie.

BIJZONDERE SITUATIES

Voor werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt, betaal je bij ziekte maximaal zes weken het loon door.

Loopt een tijdelijk contract af terwijl de medewerker nog ziek is? Dan stopt jouw loondoorbetalingsplicht op de einddatum van het contract. Je moet de ziekmelding op de laatste werkdag doorgeven aan UWV — doe je dit niet, dan riskeer je een boete van maximaal € 455,-.

TIP: LAAT STROOKIE JE VERZUIMADMINISTRATIE BEWAKEN

Een zieke medewerker kost gemiddeld € 400,- per dag. Daar bovenop kunnen loonsancties en boetes flink oplopen als termijnen worden gemist. Bij Strookie houden wij de verzuimadministratie voor je bij, signaleren we verplichte momenten tijdig en zorgen we dat je dossier altijd op orde is. Zo voorkom je onaangename verrassingen.

Wil je weten hoe wij dit regelen? Plan een gratis kennismaking in.