Je medewerker werkt thuis: wat staat er eigenlijk op die loonstrook?

Strookie
19 mrt
4 minuten om te lezen

Hybride werken is de nieuwe norm. De meeste medewerkers werken een deel van de week thuis en een deel op kantoor — en dat is inmiddels zo gewoon geworden dat we er bijna niet meer bij stilstaan. Maar als werkgever zitten er aan thuiswerken meer fiscale haken en ogen dan je misschien denkt. Want wat mag je onbelast vergoeden? Wat mag je combineren? En wat gebeurt er als je het verkeerd administreert? In dit artikel zetten we alles helder op een rij.

Waarom is de thuiswerkvergoeding eigenlijk ingevoerd?

Thuiswerken kost geld — voor de medewerker, niet voor jou. De verwarming staat overdag aan, de koffie komt uit eigen zak, de printer draait op eigen inkt en het toilet papier betaalt de medewerker zelf. Kleine kosten, maar ze tellen op. Daarom heeft de overheid in 2022 een gerichte vrijstelling ingevoerd: de onbelaste thuiswerkvergoeding. Als werkgever mag je deze kosten compenseren zonder dat er loonheffing over wordt betaald — noch door jou, noch door je medewerker.

Wat mag je in 2026 onbelast vergoeden?

De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt per 1 januari 2026 €2,45 per thuiswerkdag. In 2025 was dit nog €2,40. De stijging van €0,05 volgt uit de jaarlijkse inflatiecorrectie op basis van het Belastingplan 2026.

Een paar belangrijke details:

Je mag de volledige €2,45 uitkeren, ook als een medewerker slechts een dagdeel thuiswerkt.
Je mag meer vergoeden dan €2,45, maar over het bedrag daarboven betaal je wel gewoon loonheffing.
De thuiswerkvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling en slokt dus geen vrije ruimte op — zolang je binnen het maximale dagbedrag blijft.

De gouden regel: thuis óf reizen, nooit allebei

Dit is waar het bij veel werkgevers misgaat. Je mag je medewerker per werkdag óf een thuiswerkvergoeding geven, óf een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer — nooit allebei op dezelfde dag.

Dat zit zo: werkt iemand 's ochtends thuis en gaat diegene 's middags naar kantoor? Dan moet je als werkgever kiezen welke vergoeding je die dag uitkeert. De reiskostenvergoeding is dan vaak voordeliger, zeker bij medewerkers die ver weg wonen.

Er is één uitzondering: reist je medewerker op dezelfde dag naar een ander adres dan de vaste werklocatie — bijvoorbeeld naar een klant — dan mag je die dag wél beide vergoedingen combineren. De zakelijke rit telt dan niet als woon-werkverkeer.

Vaste vergoeding of declaratie: wat werkt beter?

Je hoeft niet elke dag opnieuw te bepalen welke vergoeding een medewerker krijgt. Met een vaste vergoeding maak je het jezelf een stuk makkelijker.

Spreek je vaste thuiswerkdagen af met je medewerker — bijvoorbeeld twee dagen per week thuis, drie dagen op kantoor — dan mag je een vaste maandelijkse vergoeding uitkeren op basis van die verdeling. Je hoeft de vergoeding niet aan te passen als iemand incidenteel een dagje meer of minder thuiswerkt. Doe dit wel als het structureel verandert.

Werkt iemand minimaal 128 dagen per jaar thuis? Dan mag je de vaste vergoeding berekenen alsof diegene op maximaal 214 werkdagen per jaar thuiswerkt. Dat scheelt administratie én is fiscaal aantrekkelijk.

Wat kun je nog meer onbelast vergoeden voor thuiswerkers?

Naast de dagvergoeding van €2,45 zijn er nog meer mogelijkheden om thuiswerkers tegemoet te komen — ook buiten de vrije ruimte:

Arbovoorzieningen — een ergonomische bureaustoel, een goed beeldscherm of een verstelbaar bureau zijn verplichte arbovoorzieningen als een medewerker structureel thuiswerkt. Deze zijn volledig onbelast te verstrekken, ook als de medewerker ze thuis gebruikt.

Noodzakelijke apparatuur — een laptop, telefoon of headset die de medewerker nodig heeft voor zijn werk valt eveneens buiten de vrije ruimte, mits het zakelijk gebruik aantoonbaar is.

Internetverbinding — een vergoeding voor de internetkosten van de thuiswerkplek is onder voorwaarden vrij van loonheffing.

Waar gaat het mis in de administratie?

De Belastingdienst voert in 2026 strengere controles uit op de loonheffing en de toepassing van gerichte vrijstellingen, waaronder de thuiswerkvergoeding. Wat controleurs daarbij bekijken:

Zijn de thuiswerkdagen structureel vastgelegd — in de arbeidsovereenkomst, een thuiswerkbeleid of een apart addendum?
Sluit de vaste vergoeding aan bij de werkelijke situatie van de medewerker?
Worden thuiswerk- en reisvergoedingen niet tegelijk uitbetaald op dezelfde dag?
Is de vaste vergoeding aangepast als het werkpatroon structureel wijzigde?

Een losstaand Excelbestand zonder koppeling aan de salarisadministratie is daarvoor onvoldoende. Zorg dat de registratie aantoonbaar en controleerbaar is.

Praktisch rekenvoorbeeld

Stel: je medewerker woont 25 kilometer van kantoor en werkt 2 dagen per week thuis en 3 dagen op kantoor. Er zijn gemiddeld 214 werkdagen per jaar.

Thuiswerkvergoeding: 2/5 van 214 dagen = 86 dagen × €2,45 = €210,70 per jaar onbelast
Reiskostenvergoeding: 3/5 van 214 dagen = 128 dagen × 50 km × €0,23 = €1.472 per jaar onbelast
Totaal onbelast voordeel voor de medewerker: €1.682,70 per jaar

Dat is ruim €140 per maand netto extra — zonder dat jij als werkgever of je medewerker er loonheffing over betaalt.

Wat kun jij als werkgever nu doen?

1. Leg thuiswerkafspraken schriftelijk vast Zorg voor een thuiswerkbeleid of een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Daarin staat hoeveel dagen iemand thuiswerkt en hoe de vergoeding wordt berekend.

2. Controleer je vaste vergoedingen Is het werkpatroon van je medewerkers veranderd? Pas dan ook de vaste vergoeding aan. Een vergoeding die niet meer aansluit bij de werkelijkheid is een risico bij controle.

3. Kies per medewerker de slimste combinatie Medewerkers die ver weg wonen profiteren meer van de reiskostenvergoeding. Medewerkers die dichtbij wonen zijn vaak beter af met de thuiswerkvergoeding. Geef medewerkers de ruimte om per dag te kiezen welke vergoeding zij willen ontvangen.

4. Koppel de registratie aan je salarisadministratie Zorg dat thuiswerkdagen worden geregistreerd in je HR- of salarissysteem, zodat de vergoedingen automatisch correct worden uitbetaald en je bij een controle direct bewijs kunt leveren.