Vrije ruimte WKR en eindejaar 2026: zo laat je ‘m niet verdampen (en dit verandert in 2027)
Oktober loopt op zijn eind, en wat veel MKB-werkgevers nog wel eens vergeten: de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) is een gebruik-‘t-of-verlies-‘t ruimte. Wat je over 2026 niet benut, is op 1 januari verdampt. Nog twee maanden om er iets slims mee te doen voor je team, en meteen vooruit te kijken naar wat 2027 verandert.
Zo zit je vrije ruimte in 2026 in elkaar
Over de eerste € 400.000 van je fiscale loonsom mag je 2,00% onbelast besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan je medewerkers. Dat is maximaal € 8.000. Over het meerdere boven de € 400.000 is de ruimte 1,18%. Overschrijd je dat totaal, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. En wat je niet gebruikt, schuift niet door naar 2027.
Rekenvoorbeeld. Een horecabedrijf met een loonsom van € 500.000 heeft in 2026 € 8.000 (uit schijf 1) plus € 1.180 (over de € 100.000 boven schijf 1) is € 9.180 aan vrije ruimte.
Een paar categorieën vallen al buiten de vrije ruimte, omdat er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering voor geldt. Denk aan de reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer, de thuiswerkvergoeding, scholing, een smartphone of laptop die aantoonbaar nodig is voor het werk, en consumpties op de werkplek. Die zet je dus niet in je vrije ruimte, ook niet aan het einde van het jaar.
Wat je in november en december nog kunt doen
De vrije ruimte is bij uitstek de plek voor cadeaus, bonussen en feestelijkheden die niet elders zijn vrijgesteld. Vier concrete routes:
Kerstpakket of cadeau. De waarde inclusief btw komt in de vrije ruimte. Blijf voor de btw-aftrek bij voorkeur onder € 227 excl. btw per medewerker per jaar, dan houd je ook die druk weg.
Eindejaarsbonus via de WKR. Een netto bonus binnen de vrije ruimte kost je geen loonheffing en premies, voor je medewerker is dat netto meer waard dan een vergelijkbare brutobonus. Let op het gebruikelijkheidscriterium: vergoedingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat vergelijkbare werkgevers geven. De Belastingdienst hanteert een vuistregel: tot € 2.400 per medewerker per jaar is in principe gebruikelijk.
Personeelsfeest. Op de werkplek vallen eten en drinken onder de nihilwaardering, zonder effect op je vrije ruimte. Houd je het feest op een externe locatie, dan komen de kosten in de vrije ruimte, tenzij er een duidelijke zakelijk-educatieve component is (studiedag met borrel).
Fiets van de zaak of andere terbeschikkingstelling. Een regeling die je nu in gang zet, voorkomt dat ruimte verloren gaat en bindt je medewerkers voor 2027.
Afrekenen, deadline en wat verandert in 2027
Je rekent de WKR over 2026 af in de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van 2027. Voor maandaangifte betekent dat uiterlijk 31 maart 2027 (aangifte over februari), voor vierweken-aangifte uiterlijk 22 maart 2027. Zorg dus dat je administratie op orde is: welke vergoedingen en verstrekkingen heb je in de vrije ruimte geplaatst, en kom je boven of onder je ruimte uit?
Twee wijzigingen om in 2027 alvast rekening mee te houden:
Vrije ruimte schijf 1 stijgt. Van 2,00% naar 2,16% per 1 januari 2027. Over de eerste € 400.000 loonsom krijg je € 640 extra ruimte (max € 8.640). Schijf 2 blijft 1,18%.
Personeelskorting op eigen producten vervalt. De gerichte vrijstelling tot € 500 per jaar verdwijnt per 1 januari 2027. Geef je dit nu nog? Dan moet je per die datum kiezen: schrappen of overhevelen naar de vrije ruimte.
Checklist eindejaar WKR 2026
Reken nu je resterende vrije ruimte uit: loonsom tot nu toe × 2,00% (plus 1,18% over het meerdere boven € 400.000), min wat je al in de vrije ruimte hebt geplaatst.
Plan kerstpakket, bonus of personeelsfeest zo dat je maximaal gebruikmaakt van wat over is.
Check per medewerker of je onder de vuistregel van € 2.400 blijft voor WKR-vergoedingen (gebruikelijkheidstoets).
Houd btw-aftrek in de gaten: cadeaus tot € 227 excl. btw per medewerker per jaar leveren btw-aftrek op.
Noteer alle vrije-ruimte-posten in de loonadministratie met correcte datum en categorie.
Zet in je agenda: afrekening eindheffing WKR 2026 in aangifte van februari 2027, uiterlijk 31 maart 2027 bij maandaangifte.
Beslis of je in 2027 nog gebruikmaakt van de personeelskorting op eigen producten, die vervalt per 1 januari 2027.
Hulp nodig?
Weet je niet precies hoeveel vrije ruimte je dit jaar nog hebt, of wil je dat de WKR en de wijzigingen per 1 januari 2027 vanzelf goed in je salarisadministratie zitten? Bij Strookie nemen we de halfjaarlijkse indexaties en wetswijzigingen standaard mee, zodat jij er geen omkijken naar hebt. Even sparren over je WKR-ruimte voor 31 december? Stuur ons gerust een bericht.
Opmerkingen